Dinsdagwijsheid : David Allen

David Allen op bezoek

De man achter het boek/methode van Getting Things Done is wellicht geen onbekende, maar het systeem werkelijk door en door kennen en ook toepassen, is nog iets anders.
Lezen is stap 1, toepassen stap 2 en dat kan pijnlijk zijn, getuige daarvan Linda Geerdink die David Allen op bezoek had en hem toeliet haar hele leven te ‘scannen’ en het systeem op te zetten. In onderstaand filmpje worden meteen ook de principes van Getting Things Done nog eens mooi uitgelegd. Dat scheelt alweer wat leestijd !

Hoe ik David Allen gebruik

Er zijn twee ‘lessen’ die ik vooral uit het boek heb onthouden en daadwerkelijk toepas

1. Dump alles wat je te doen hebt of te herinneren hebt
   Ik ben geen fan van de ‘papiertjes’ van David Allen, mezelf kennende gaat dat helemaal de mist in en verlies ik mij meer in het soort papiertjes enzovoort. Daarom werk ik digitaal. Ik gebruik daarvoor Remember The Milk. Ik schreef er hier al eens een artikeltje over, maar grote voordelen zijn : altijd en overal bij (synchroniseert met alles en nog wat) en doorzoekbaar op allerlei manieren (tags, smartlists) en compatible (Evernote etc.).
2. De 2 minuten regel : Kan je het doen in 2 minuten, doe het dan onmiddellijk
   Ik merkte dat ik vroeger aan dergelijke taken ‘dacht’, me een beetje ‘ergerde’ (mmm, moet ik ook nog doen), ze vervolgens ergens ‘klasseerde’ (al dan niet mijn hoofd of op één of ander lijstje) waardoor ik eigenlijk ook al 2 minuten kwijt was.

Werkt het nu echt ?

Mijn antwoord is voluit : ja. Dwz : dat dumpen. Ik volg niet nauwgezet de methode van David Allen omdat ik ze te omslachtig vind, maar alles wat door mijn hoofd schiet als ‘ik moet dat nog doen’ of ‘ik zou dat moeten doen’, of zelfs goede gedachten, ik dump ze, samen met een ’tag’ en indien nodig met een deadline. Ik kan via RTM zelf bepalen hoe lang tevoren ik herinnerd word aan die deadline, ik kies die vooral in functie van de groote van job.

Zo werk ik aan projecten die jaarlijks terugkomen. Als het ‘klaar’ is maak ik een kleine evaluatie en zet die als bijlage op 11 maanden ‘later’. Volgend jaar, wanneer het project terugkomt, zie ik al meteen de mogelijke verbeterpunten. Ik heb al een knappe start en “grondstof”.

Omdat balans leven/werk zo belangrijk is voor mij (voor wie niet ?) ben ik even ernstig als het over mijn ‘dromen’ gaat of zaken die ik nog wil verwezenlijken of gewoonweg vrije tijd. Het is niet ‘eerste alles voor het werk klaar’ en we gaan vervolgens eens zien wat we gaan doen als we vrije tijd hebben. (Hebben we die ooit ?). Ik leef nu, niet morgen en niet bij mijn pensioen.

David Allen gestoord ?

In bovenstaand filmpje zie je op een gegeven moment de wanhoop toeslaan bij Linda Geerlink. Al die papiertjes met ’te doen’, een systeem dat haar zo onnatuurlijk lijkt. En zoals dat met Nederlandse directheid wel eens durft te gaan confronteert ze Allen daar ook mee : is het niet gigantisch gestoord hoe die man te werk gaat ?

Gedreven door wat het hardste roept

David Allen blijft er kalm onder en slaat de bal terug. Hij noemt Linda ‘losgeslagen’, omdat zij continu afgeleid wordt en gedreven wordt door wat het hardste roept.
Ik denk dat hij daar volledig gelijk heeft. Als je overzicht verliest en alles in je hoofd wil houden (wat onmogelijk is) dan is de stap naar ‘losgeslagen’ niet groot. Je hoofd is dan continu in overdrive om toch maar alles ‘bij te houden’ en ‘niets te vergeten’ terwijl dat gegarandeerd toch gebeurt en je nog meer stress voelt.

Moraal van het verhaal

Geef ruimte aan je hoofd en maak het leeg. Of je het nu doet op de wijze van David Allen of op een andere manier, geef jezelf tijd en rust. Je hoeft NU niet met ALLES bezig te zijn en wie een goed systeem heeft, is gerust. Het systeem zal ter zijner tijd wel zeggen wat je wanneer moet doen. En nee, zo’n leeg hoofd is niet gratis. Je moet er wel voor werken.
Maar het is het meer dan waard !

Reactieknop niet te zien ? Zie onder de titel